La stampa ancora oggi rappresenta un’operazione indispensabile nelle attività quotidiane di qualsiasi azienda, per cui la scelta di quale stampante acquistare è ancora fondamentale. Sono diversi i fattori che le piccole imprese dovrebbero considerare, sia che ricerchino funzionalità duplex, velocità di stampa o costi di gestione contenuti. Per rendere il processo più semplice, abbiamo preparato un elenco di considerazioni, insieme ad alcuni consigli e suggerimenti utili:
1) Quali sono i vostri requisiti di stampa?
Monocromatica o a colori?
Ovviamente è molto più conveniente stampare in bianco e nero piuttosto che a colori, quindi – se possibile – sarebbe meglio attenersi a questa opzione. Se stampate prevalentemente documenti Word o di testo, il bianco e nero potrebbe bastare, ma per immagini e le foto è di norma preferibile stampare a colori. Se invece necessitate di entrambe le opzioni, è possibile acquistare una stampante a colori e impostare alcune restrizioni quando si stampa.
Laser o a getto d’inchiostro?
A parte le valutazioni relative al prezzo (vedi alla voce “costi di stampa” sotto) vi sono altri fattori che occorre prendere in considerazione: ad esempio, le stampanti a getto d’inchiostro in genere sono di piccole dimensioni, quindi più adatte se si dispone di spazio limitato. Le stampanti laser sono invece molto più veloci, elemento importante se si prevede di utilizzarla con regolarità o per stampe di grandi dimensioni. Le stampanti a getto d’inchiostro tendono ad essere più adatte per la stampa di fotografie in quanto riproducono colori più vivaci, mentre la modalità laser è la migliore opzione per ottenere maggiore nitidezza di un testo.
Cloud/funzionalità di mobility
Visto che le aziende si affidano sempre più a cloud e dispositivi mobili per le proprie attività, sarebbe opportuno prendere in considerazione la possibilità di stampare direttamente dalla “nuvola” oppure da smartphone e tablet (grazie alla tecnologia Near Field ad esempio) o anche da USB e schede SD. Non solo questo snellirebbe il processo di stampa, ma renderebbe le policy di lavoro più flessibili e facili da implementare, nonché la stampa “mobile” più praticabile.
Requisiti di sicurezza
Esistono diverse tecnologie che possono aiutare a mantenere al sicuro i dati: alcune stampanti multifunzione (MFP) – ad esempio – integrano caselle di posta sicure per ridurre il rischio di lasciare documenti “sensibili” nella stampante, controllo e accesso con scheda e software aggiuntivo per assicurarsi che i documenti possano essere stampati in modo sicuro su qualsiasi dispositivo collegato in rete.
Le questioni ambientali
Quando si acquista la stampante, sarebbe opportuno optare per quelle qualificate Energy Star, ovvero ad alta efficienza energetica. Alcuni produttori offrono anche servizi di rigenerazione per le cartucce usate o i pezzi di ricambio della stampante.
Costi di stampa
Di primo acchito, le stampanti laser possono apparire più costose e in effetti il prezzo di queste macchine è abbastanza elevato rispetto alle altre, con costi medi anche delle cartucce nettamente superiori rispetto a quelle a getto d’inchiostro. Tuttavia, se si considera che una cartuccia laser è in grado di stampare dalle 1.500 alle 30.000 pagine, rispetto alle 200 pagine di una stampante a getto d’inchiostro, è presto dimostrato come i costi a lungo termine di quest’ultima possano in realtà essere molto più elevati.
Funzionalità duplex
La funzionalità duplex consente di stampare automaticamente su entrambi i lati del foglio. Questo è un ottimo modo per ridurre la quantità di carta utilizzata, limitando i costi e l’impatto ambientale ma – a seconda delle diverse esigenze di stampa – potrebbe semplicemente non essere l’opzione più adeguata.
Utilizzo occasionale o flusso di lavoro continuo?
La quantità di tempo durante la quale si prevede di utilizzare la stampante vi aiuterà a decidere di quale delle caratteristiche di cui sopra abbiate realmente necessità. Per flussi di lavoro continuo, una stampante laser – che è molto più veloce e più conveniente in termini di costi di gestione – sarà probabilmente l’opzione migliore. Viceversa per un fotografo che richiede una stampa a colori di alta qualità, l’ideale sarà una stampante professionale a getto d’inchiostro.
Le caratteristiche multifunzione sono necessarie?
Oltre alla stampa potrebbero essere necessarie funzionalità di scansione e fotocopia; una stampante multifunzione (MFP) che le comprenda tutte e tre è sicuramente l’opzione più efficiente ed economica. Alcune multifunzione includono anche opzioni di sicurezza (vedi sopra, alla voce “requisiti di sicurezza”).
2) L’acquisto di una stampante è sempre indispensabile o un servizio di stampa esterno può bastare?
Per imprese di piccole dimensioni o per necessità di stampa occasionali e non urgenti, acquistare una stampante non è assolutamente indispensabile e si potrebbe considerare l’utilizzo di un servizio di stampa esterno, consigliabile anche per volumi particolarmente grandi, di alta qualità o formato insolito, in grado di soddisfare questo tipo di esigenze al meglio.
3) Ciclo di vita – occorre pensare alla propria strategia IT complessiva e alle necessità legate alla stampa nel tempo
Una stampante è un investimento, proprio come qualsiasi altro apparato o tecnologia. Prima di effettuare un acquisto, sarebbe opportuno prendere in considerazione il piano IT su un arco temporale più ampio. Ad esempio, si prevede di integrare la tecnologia cloud, oppure si ipotizza che dispositivi quali tablet e smartphone diventeranno dominanti nel proprio business? (Vedi sopra alla voce “cloud / funzionalità di mobility “). Inoltre, occorre pensare se una determinata stampante si integra facilmente in rete e se si dispone del personale necessario per gestire e manutenere la macchina.
4) I Managed Print Service possono essere di aiuto?
Se siete preoccupati per la gestione dei costi di stampa o di manutenzione e desiderate limitare l’impatto che questi hanno sul team IT in-house, è bene considerare l’utilizzo di servizi di stampa gestiti (MPS). Le piccole imprese potrebbero anche pensare a un servizio di base, che consenta di pagare per la stampa in modalità pay-per-print, mensilmente o trimestralmente.
Dell
Dell Inc. (NASDAQ: DELL) ascolta i clienti, offrendo tecnologie e servizi innovativi che consentono loro di ottenere di più. Per ulteriori informazioni, visitate www.dell.com.
