Eventi online aziendali: alla scoperta di tutti i vantaggi ed i motivi per cui si organizzano sempre più spesso
Se lavori per una grande azienda, o conosci qualcuno che lo fa, ti sarà capitato di essere invitato ad eventi aziendali ai quali partecipano davvero molte persone. Tuttavia le aziende in questione si stanno sempre rendendo conto che questo tipo di eventi sono difficilmente accessibili ai più. Il tempo che si impiega nel raggiungere la location, oltre ai costi sostenuti per farlo sono sicuramente due dei fattori da considerare quando si devono organizzare convention, fiere, meetings e più in generale tutti gli eventi che fanno parte del mondo M.I.C.E.
Queste che abbiamo appena affrontato, insieme ad altre questioni hanno fatto sì che negli ultimi anni si sia ricorso sempre più ad eventi online in streaming. Una tendenza che, complice la pandemia di coronavirus che ancora oggi imperversa, è letteralmente esplosa. Questa forte richiesta ha di fatto accelerato di qualche anno il processo già in atto di digitalizzazione degli eventi.
Aziende, liberi professionisti e brand, non sono rimasti di certo con le mani in mano ma stanno cercando prendere parte al cambiamento in atto. Ovviamente, quanto abbiamo descritto qui sopra, è solo la punta dell’iceberg che si cela dietro al mondo degli eventi online in streaming. Un mondo che vale la pena approfondire cercando anche di spiegare il perché le grandi aziende li organizzino e quali vantaggi ne ricavano.
Eventi online vs eventi fisici
Se ti capita di navigare su internet spesso, ti sarai di certo imbattuto in qualcuno dei numerosi eventi online in streaming che vi si organizzano. Dirette Instagram o Facebook, webinar che vengono trasmessi e registrati direttamente su Youtube, oppure riunioni aziendali su piattaforme come Zoom o Go To Meeting. E‘ oramai diventato impossibile negare che la diretta video si diventata una dei nuovi trend nel campo degli eventi.
D’altronde, le aziende più grandi e strutturate hanno necessità di organizzare convention, fiere o meetings, durante le quali riunire dipendenti e dirigenti. Spesso si tratti eventi con moltissime persone provenienti da località diverse, anche molto distanti tra di loro. Far confluire tutte queste persone in unico posto significherebbe spendere una notevole quantità di denaro per pagare i mezzi per farlo, o rimborsare le eventuali trasferte. Significherebbe anche inquinare visto che i mezzi di trasporto sono per la maggior parte inquinanti. Ma significa anche spendere tempo e denaro per scegliere la giusta location, il giusto catering, predisporre le giuste partnership con alberghi ed hotel ecc.
Oggi però è possibile, grazie alla tecnologia, dare un taglio a quanto abbiamo appena elencato. Con soluzioni poco costose, pratiche accessibili a tutti, è possibile da un lato ampliare notevolmente il pubblico dell’evento visto che ai partecipanti sarà richiesto solo un dispositivo in grado di connettersi alla rete. Inoltre chi prenderà parte a questi eventi lo potrà fare da dovunque si trovi, in qualsiasi momento che desidera.
Inoltre dobbiamo sempre tenere conto del fatto che oggi viviamo nell’epoca del covid-19. Un particolare momento storico in cui ancora il rischio di diffusione del virus è molto alto, nonostante i vaccini in arrivo. Organizzare eventi live streaming può quindi coniugare le esigenze degli event manager aziendali o esterni con quelle della tutela per la sicurezza e salute delle persone. Gli eventi live streaming infatti offrono l’opportunità di mantenere le misure di distanziamento sociale visto che chi vi partecipa può farlo da casa propria.
Eventi online in streaming: cosa sono?
Quando si assiste ad un evento online in streaming significa che stiamo assistendo ad un evento online, quindi sul web, che viene trasmesso in diretta. Streaming infatti significa che si sta trasmettendo il flusso audio/video da un punto verso l’altro tramite la rete.
Esistono diversi modi di fare eventi live streaming ognuno dei quali si differenzia per la tecnologia utilizzata oppure per il fatto che si decida o meno di condividere il video in una o più piattaforme.
Organizzare un evento live streaming non significa usare solamente una telecamera ed un microfono, ma significa anche usare una molteplicità di attrezzature in modo fa poter ottenere più inquadrature. Sarà quindi necessario una sorta di regista in grado di coordinare i diversi strumenti adoperati per questo tipo di eventi. Per questi motivi sempre bene non lesinare sull’attrezzatura e sulle competenze delle persone che prenderanno parte all’organizzazione dell’evento.
Quali sono gli eventi live streaming che le aziende organizzano più spesso?
Gli eventi online in streaming che le aziende organizzano più spesso sono diversi.
Fra quelli più diffusi vi sono senz’altro i workshop, i corsi di formazione ed i webinar. Il fatto di essere in streaming infatti significa che chi vi può anche contemporaneamente interagire con i relatori durante lo svolgimento delle lezioni mentre si trova in un altro luogo. Di solito questo tipo di eventi live streaming è realizzato tramite piattaforme che consentono lo scambio di messaggi tramite chat.
Le aziende ricorrono ad eventi in streaming anche quando devono allargare il proprio pubblico in occasione, ad esempio, del lancio di un nuovo prodotto o servizio. Sono infatti un’ottima soluzione perché chi vi partecipa può farlo anche da casa propria, senza perdersi l’emozione della diretta. Certo, ovviamente deve avere a propria disposizione una connessione ad internet stabile.
Perché le aziende organizzano sempre più eventi live streaming?
Le aziende organizzano sempre più spesso eventi online per un semplice motivo. Perché il rapporto tra costi sostenuti e ritorni, in termini di guadagni è molto conveniente.
Ma perché?
Per due semplici motivi.
Il primo è che in assenza di eventi in streaming l’azienda o il brand sarebbe costretto a trovare altre soluzioni organizzative. Questo significa andare incontro a maggiori costi organizzativi sia economici dovuti all’affitto di una location, del catering, sia di tempo. Un’alternativa sarebbe quella di trasmettere l’evento in diretta televisiva certo, ma questo costerebbe moltissimo.
Il secondo motivo è che per partecipare ad eventi online in streaming, anche gratuiti, è necessario iscriversi. Se ci iscriviamo ad un evento significa nella maggior parte dei casi che siamo parte di un target ben preciso individuato dagli organizzatori. Inoltre, iscrivendoci, lasciamo i nostri dati agli organizzatori.
Ecco che, facendo un semplice 1+1 gli organizzatori riescono in questo modo ad ottenere i dati di persone che fanno parte del pubblico a cui è rivolto l’evento. Pertanto è ragionevole supporre che, se l’evento in questione è, ad esempio, il lancio di un nuovo prodotto, le persone che vi partecipano saranno interessate all’acquisto dello stesso. E se le persone che vi partecipano solo le stesse a cui è rivolto il prodotto in questione, inviare loro una e-mail (alla stessa e-mail che hanno lasciato durante l’iscrizione) che li inviti all’acquisto del prodotto potrebbe essere davvero un’ottima idea.
Questi due fattori, soprattutto il secondo, sono quelli che determinano il fatto che gli eventi online hanno un ROI (return of investment) decisamente più alto degli eventi normali. Ecco quindi spiegato il perché le aziende organizzano sempre più eventi in streaming online.
